La buena gestión del tiempo requiere centrarse en los resultados más que en las actividades y tareas: estar ocupado no es sinónimo de ser productivo. El manejo del tiempo es el principal pilar de la productividad y de la efectividad en los negocios.
Hay multitud de herramientas (la mayoría con versiones gratuitas) que se encargan de mejorar la gestión de los trabajadores gracias a una agenda y al organizador de tareas como:
- iCal, Google Calendar, Evernote, o Toggle.
- Para la dirección de proyectos se puede contar con: Monday. Trello, Asana o Basecamp.
Otras herramientas sirven para compartir información y comunicarse como:
- Teamviewer, Google Drive, Slack o Feedly.
- También se pueden tratar los datos con Google Drive, Dropbox y Skydrive.
Pero, cabe aclarar que, si estas herramientas no se utilizan de una forma adecuada, en vez de servir para mejorar la productividad, sirven únicamente como distracción.
Más allá de éstas herramientas, en el campo de la productividad existen muchas técnicas, procedimientos, hábitos y rutinas que se pueden utilizar y aplicar para mejorar la eficacia.
Tips a tener en cuenta para lograrlo:
- Establecer objetivos claros ambiciosos pero alcanzables y realistas. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo asignado para lograrlos. Sin tener identificados todos los objetivos, se hace muy difícil poder darle a cada tarea la importancia y el orden necesario.
- Fijar deadline (fechas límites de entrega/finalización) aunque pueden surgir ciertas situaciones especiales, lo normal es que la ejecución de una tarea se realice en el tiempo establecido. Cuando se solicita a un equipo de trabajo una nueva tarea, ayuda considerablemente asignar una fecha límite en el requerimiento.
- Armar una planificación anual, mensual, semanal y diaria. Al tener estructurado el trabajo, ningún imprevisto evitará que se cumpla el objetivo.
- Establecer prioridades, hacer un listado diario de tareas con una clasificación de urgentes, importantes y de menor relevancia.
- Planificar reuniones con tiempo, para que la comunicación sea eficaz, sin pérdida de tiempo se deben tratar los puntos concretos para avanzar, hablando de lo que se necesita acordar o solucionar. Para ello, es conveniente preparar y enviar toda la documentación necesaria a los asistentes antes de la reunión. De este modo, la reunión será más eficaz y durará el tiempo justo.
- Saber delegar. Esto no significa decirle a otra persona lo que debe hacer, sino transferir parte del trabajo –incluyendo la toma de decisiones- a otro profesional. Eso permite liberar tiempo para hacer mejor las tareas que cada uno tiene encomendadas, al mismo tiempo que se saca partido de la creatividad y las habilidades de cada miembro del equipo.
- Descanso, para aprovechar al máximo el tiempo productivo, los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar con la tarea diaria y el stress.
En Fulltime Group sabemos que mejorar la gestión del tiempo es un proceso, no se puede cambiar por completo de un día para otro, por eso le damos mucha importancia a las capacitaciones de los recursos, para ser constantes y lograr aplicar todas las herramientas y procedimientos revisando los avances con regularidad.
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